La maîtrise des projets est vitale pour les entreprises. Mais moins de 30% des projets se déroulent bien. La majorité sont en hors délai ou budget, ou même arrêtés.

Les entreprises savent dire combien elles dépensent sur les projets, mais ne savent pas dire si, lorsqu’elles ont dépensé 30% du budget, il y a bien 30% du projet qui est développé.

Maîtriser un projet c’est pouvoir comparer ce qui était prévu
avec ce qui se passe réellement.

Rien de compliquer à première vue. Cependant, si nous regardons ce que ça signifie dans les détails, on se rend compte que cela n’est pas si simple.

·         Le « prévu » est le résultat d’une estimation, de l’expérience passée (la capitalisation de projet), ou encore un objectif fixé par la direction. L’estimation est un processus difficile réclamant des techniques particulières.

·         Le « réel » peut être une information provenant de sources très hétérogènes : la gestion de projet, la comptabilité, les outils de développements ou de test, etc…
Et il faut automatiser la collecte des données, sinon la saisie manuelle énerve tout le monde, est source d’erreur, et une perte de temps.

·         Ces 2 informations sont les plus importantes mais ne suffisent pas pour piloter.
Il faut savoir quelle est la « tolérance » accordée. A quel écart entre le prévu et le réel devons nous avertir le management ? Ces seuils sont également le résultat de l’analyse du passé. Sur certains projets nous pourrons avoir 10% d’écart, d’autres réclameront plus de rigueur.

·         Enfin, la dernière information importante est la prévision à court terme. En effet, le dernier état (la dernière collecte du réel) reflète un état passé : la semaine dernière ou le mois passé. Les projets ne peuvent être pilotés en regardant dans le rétroviseur. Il faut se projeter et anticiper les problèmes : la prévision à court terme, qui consiste à « prolonger » la courbe du « réel »

Une fois ces éléments en place, il est possible d’organiser le reporting et d’avertir automatiquement les parties prenantes. Le pilotage est devenu simple : il suffit de savoir quel est l’écart entre le prévu et le réel, et en fonction de la tolérance accordée, avertir ou non la hiérarchie.

En résumé pour être en mesure de maîtriser les projets il faut disposer d’un outil qui sache mettre en relation l’estimation de projet, le pilotage et la capitalisation.

A un niveau organisationnel supérieur, la direction des projets doit être en mesure de gérer un plan de charge en fonction des nouveaux projets qui démarrent, ceux qui s’achèvent, et cela en fonction de critères de priorités, d’importance stratégique, et bien sûr, des ressources disponibles.